Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn (website, COD, Viettel Post)

Bài này giúp bạn biết khi nào đơn bán trên website cần hoá đơn, VOMA đã làm được gì cho loại đơn này và những điểm còn chưa chốt.

Đã chốt

• Lập hoá đơn khi hàng giao thành công tới người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Ngày lập là ngày giao (NĐ 254/2026/NĐ-CP Điều 9 khoản 1).
• COD chỉ là cách thu tiền. Không lập hoá đơn lúc người mua đặt hàng, lúc người mua chuyển khoản hay lúc kho bàn giao kiện cho Viettel Post: bàn giao cho hãng vận chuyển chưa phải giao cho người mua.
• Mỗi đơn có một hoá đơn; VOMA không gộp nhiều đơn vào một hoá đơn cuối ngày. Đơn website giao nhiều lần: VOMA lập một hoá đơn sau lần giao cuối, ngày lập là ngày lần giao cuối; chưa tách theo từng lần giao.
• Đơn website có nhiều phiếu xuất (giao làm nhiều lần): VOMA chờ mọi phiếu giao thành công rồi lập một hoá đơn cho cả đơn, ngày lập là ngày phiếu cuối cùng được giao. VOMA chưa lập hoá đơn riêng cho từng lần giao.
• Khi điều chỉnh hoá đơn của người mua cá nhân mua trên website, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website (TT 91/2026/TT-BTC Điều 10 khoản 1 điểm b).

Đường đi của một đơn website

Đơn website đến hoá đơn Mở toàn màn hình

1. Người mua đặt hàng trên website, chọn COD hoặc chuyển khoản. Trang đặt hàng hỏi tên, số điện thoại, địa chỉ, tỉnh/xã và cách giao; không hỏi email, tên công ty, mã số thuế.
2. Đơn vào VOMA. Với đơn chuyển khoản, khi đơn đã thanh toán, VOMA chuyển dữ liệu đơn sang phần Hoá đơn. Lúc này chưa lập hoá đơn: đơn nằm ở "Hoá đơn đang xử lý" với chip "Chờ giao hàng" cho tới khi Viettel Post báo giao.
3. Kho xuất hàng và bàn giao kiện cho Viettel Post. Phần vận chuyển xem ở Tổng quan khâu vận chuyển.
4. Viettel Post giao hàng, thu tiền nếu là đơn COD, rồi báo giao thành công. VOMA ghi nhận bằng chứng giao của hãng vận chuyển.
5. Với đơn COD, VOMA chỉ chuyển dữ liệu đơn sang phần Hoá đơn khi đơn hoàn tất, tức sau khi giao xong; đơn không ghi cách thanh toán được coi như COD. Đơn COD không bị lập hai lần.
6. Phần Hoá đơn dùng bằng chứng giao của Viettel Post để lập hoá đơn, ngày lập là ngày giao. Chế độ Tự động: VOMA phát hành ngay. Chế độ Duyệt tay: bạn bấm "Tạo nháp" ở tab "Hoá đơn" của đơn đã giao, kiểm rồi phát hành trong ngày giao. Xem Phát hành hoá đơn.

Hiện trạng: VOMA bật theo từng gian hàng

• Từ 25/10/2026, đơn website và đơn tạo trong VOMA đi cùng luồng hoá đơn tự động với đơn Shopee và TikTok Shop, dựa trên bằng chứng giao của Viettel Post. Chế độ Tự động hay Duyệt tay của gian hàng áp như với đơn sàn.
• Luồng tự lập hoá đơn theo bằng chứng giao do VOMA bật cho từng gian hàng, không bật cho mọi shop. Shop muốn dùng thì liên hệ đội VOMA. Gian hàng chưa được bật thì đơn website đã giao vẫn không tự ra hoá đơn; hãy làm theo mục lập tay bên dưới.
• Giá bán trên website và trên đơn tạo trong VOMA đã gồm VAT. VOMA tách VAT ra như với đơn sàn nên tổng hoá đơn khớp số tiền người mua trả.
• Phí ship: nếu shop thu phí ship của người mua thì hoá đơn có một dòng "Phí vận chuyển", tính thuế dịch vụ 8% (từ 01/01/2027 là 10%) và phí đã gồm thuế. Shop miễn ship thì không có dòng này. Người mua trả cước thẳng cho bưu tá thì cước không lên hoá đơn.

Lập hoá đơn tay cho gian hàng chưa được bật

Cẩn thận

Chỉ dùng khi gian hàng chưa được VOMA bật lập hoá đơn theo giao hàng cho đơn website, hoặc khi kế toán cần lập bù. Trang chi tiết đơn có nút "Lập hoá đơn", mở form lập hoá đơn điền sẵn mã đơn, kênh, dòng hàng và người mua. Hoá đơn lập từ form này được gắn với đơn; nếu mã đơn hoặc kênh bị sửa sai, hoá đơn không giữ được chỗ hoá đơn gốc của đơn. Trước khi phát hành, hãy hỏi kế toán, vì form tay không tự tách VAT và không tự thêm dòng phí ship như luồng tự động.

Những điều nên biết về form này:

• Ô "Đơn giá" là giá chưa thuế; form cộng thuế theo ô "Thuế (%)". Form không tách thuế ra khỏi giá đã gồm VAT như luồng tự động, mà giá website đã gồm VAT, nên tổng trên form sẽ không khớp số tiền người mua trả nếu bạn nhập nguyên giá bán.
• Khi form có mã đơn, nút "Phát hành" chỉ đưa đơn vào hàng đợi phát hành; với đơn website, yêu cầu sẽ nằm ở trạng thái "Bị chặn". Bản nháp lưu bằng "Lưu nháp" thì phát hành được ở trang "Chi tiết hoá đơn nháp".
• Ngày lập của hoá đơn lập tay là ngày VOMA gửi phát hành, không phải ngày giao.

Những điểm chưa chốt

1. Lấy mã số thuế, tên công ty và email của người mua ngay ở trang đặt hàng.
2. Trả hàng của đơn website và hoá đơn điều chỉnh giảm cho đơn website.
3. Khuyến mại, quà tặng trên website: sẽ có phương án riêng khi nối website vào phần hoá đơn.

Lưu ý

Chưa có: VOMA gửi hoá đơn cho người mua. Trang đặt hàng hiện cũng chưa lấy email, nên shop tự gửi hoá đơn cho người mua sau khi có mã của CQT.

Đọc thêm: Khi nào lập hoá đơn, Chế độ phát hành, Phát hành hoá đơn.