Trả hàng sau khi đã có hoá đơn: hoá đơn điều chỉnh giảm

Bài này giúp bạn hiểu VOMA sẽ xử lý hoá đơn thế nào khi khách trả hàng sau khi đơn đã có hoá đơn, và việc kế toán cần làm.

Lưu ý

Luồng trả hàng → hoá đơn điều chỉnh giảm đã chạy cho đơn giao qua luồng giao hàng của gian hàng đã được VOMA bật. Đang hoàn thiện: nguồn trả hàng Shopee. Nguồn trả hàng TikTok Shop đã có.

Khi nào lập hoá đơn điều chỉnh giảm

Khách trả hàng, toàn bộ hay một phần, sau khi đơn đã có hoá đơn gốc thì người bán lập hoá đơn điều chỉnh giảm theo đơn giá trên hoá đơn gốc (TT 91/2026/TT-BTC Điều 10 khoản 5 điểm c.1; khoản 6 điểm c, d).

• VOMA sẽ bắt đầu khi sàn báo trả hàng hoàn tất, không phải lúc khách mới gửi yêu cầu trả.
• Không cần văn bản thoả thuận. VOMA lưu hồ sơ trả hàng của sàn: mã yêu cầu trả hàng, ngày hoàn tất, dòng hàng và số lượng trả.
• Hoá đơn gốc phải ở trạng thái "Cơ quan thuế đã nhận" thì mới điều chỉnh được.

VOMA làm gì theo chế độ phát hành

• VOMA theo chế độ đã chốt lúc giao đơn, không phải chế độ hiện tại của gian hàng lúc trả hàng. Đổi chế độ sau khi giao không đổi cách xử lý trả hàng của đơn đó.
• Đơn không có chế độ đã chốt lúc giao (ví dụ đơn giao trước khi gian hàng được bật): VOMA không tự lập. Hồ sơ hiện ở hàng chờ với chế độ "Chưa ghi nhận"; kế toán xem và duyệt tay nếu thấy đúng.
• Ở chế độ Tự động, nếu VOMA chưa lập được (ví dụ hoá đơn gốc chưa "Cơ quan thuế đã nhận"), hồ sơ sẽ ở lại hàng chờ để kế toán duyệt sau.

Hoá đơn điều chỉnh giảm đi qua hàng đợi phát hành như hoá đơn khác; ngày lập là ngày phát hành điều chỉnh.

Trả hàng: hoá đơn điều chỉnh giảm Mở toàn màn hình

Hàng VOMA là đường đi của chế độ Tự động; hàng dưới cùng tách hai loại việc của kế toán: hồ sơ duyệt được trong VOMA và hồ sơ thiếu hoặc lệch dữ liệu phải điều chỉnh tay.

Số tiền giảm tính thế nào

• Mỗi dòng trả giảm đúng số lượng trả × đơn giá trên dòng của hoá đơn gốc, cùng thuế suất của dòng gốc; không dùng giá bán hiện tại.
• Trả một phần: chỉ giảm những dòng và số lượng được trả.
• Trả nhiều lần: mỗi lần trả (mỗi mã yêu cầu trả hàng) là một hồ sơ và một hoá đơn điều chỉnh; VOMA trừ phần đã điều chỉnh ở các lần trước.
• Trả toàn bộ: các dòng giảm về 0.

Ví dụ: dòng gốc ghi 10 cái × 100.000 đ (chưa thuế), thuế 10%; khách trả 1 cái. Hoá đơn điều chỉnh giảm 100.000 đ tiền hàng và 10.000 đ thuế, tổng giảm 110.000 đ; dòng giảm mang số âm. Cách ghi này đã đo trên tài khoản thử của Viettel (hoá đơn ra chữ "Điều chỉnh giảm"); việc đối chiếu với hoá đơn giảm lập trên cổng Viettel còn mở.

Phần sàn tài trợ (voucher sàn, xu) không được trừ trên hoá đơn gốc, nên tiền sàn hoàn cho người mua thường nhỏ hơn số giảm trên hoá đơn. Vì vậy đơn có voucher sàn hoặc xu thường sẽ rơi vào trường hợp lệch dữ liệu bên dưới.

Hồ sơ thiếu hoặc lệch dữ liệu

VOMA sẽ không tự lập điều chỉnh, và kế toán cũng không duyệt được hồ sơ này trong VOMA; kế toán tự lập điều chỉnh tay. Các lý do:

• Bản tin trả hàng không có mã yêu cầu trả hàng, không có danh sách dòng trả hoặc không có số tiền sàn hoàn.
• Đơn có hơn một hoá đơn gốc đã phát hành, chưa biết hàng trả thuộc hoá đơn nào.
• Không đọc được các dòng của hoá đơn gốc, hoặc hoá đơn gốc có dòng chiết khấu mà chưa có bảng phân bổ chiết khấu theo dòng.
• Dòng hàng trả không nối được với dòng nào trên hoá đơn gốc, hoặc số lượng trả vượt số còn lại sau các lần điều chỉnh trước.
• Tổng tiền giảm (gồm thuế) lệch số tiền sàn hoàn, dù chỉ một đồng.

Hàng chờ trả hàng trên màn hình

Hồ sơ chờ người xử lý nằm ở "Việc của tôi", nhóm "Điều chỉnh trả hàng". Mỗi hồ sơ ghi đơn, sàn, mã trả hàng, "Chế độ phát hành lúc giao" và số tiền điều chỉnh giảm.

• "Chờ duyệt điều chỉnh": VOMA đã tính xong. Bấm "Duyệt điều chỉnh" để lập hoá đơn điều chỉnh giảm, hoặc "Mở hoá đơn gốc" để xem trước. Cần quyền "Điều chỉnh hoá đơn".
• "Chờ kế toán xử lý": hồ sơ thiếu hoặc lệch dữ liệu, kèm lý do như ở mục trên. Hồ sơ này không duyệt được trong VOMA.
• Đơn của gian hàng chọn Shop tự lập: VOMA không lập, màn báo "Đơn này giao theo chế độ Shop tự lập nên VOMA không lập hoá đơn điều chỉnh giảm; shop tự lập điều chỉnh."

Khi đơn chưa nằm trong luồng này

Với đơn của gian hàng chưa được bật, đơn giao trước khi bật và trả hàng Shopee, VOMA chỉ ghi cảnh báo, không tự sửa hoá đơn. Chi tiết hoá đơn hiện khung "Đơn hàng đã trả sau khi phát hành hoá đơn", kèm "Trạng thái trả hàng trên sàn: …" và liên kết "Mở màn đối soát". Kế toán xử lý tay:

1. Mở hoá đơn gốc, bấm "Lập hoá đơn điều chỉnh", chọn "Điều chỉnh số tiền".
2. Ở dòng hàng bị trả, sửa "Số lượng mới" thành số còn lại sau khi trả; để nguyên "Đơn giá mới". Trả toàn bộ thì nhập 0.
3. Gửi và theo dõi như Điều chỉnh hoá đơn đã có mã (không dùng thay thế).
4. Ở "Đối soát & kiểm tra tự động", chọn bất thường loại "Đơn trả hàng sau khi phát hành" của đơn và bấm "Đánh dấu đã xử lý".

Ghi lại lần trả nào đã điều chỉnh tay để không điều chỉnh lần hai khi hồ sơ trả hàng cùng lần đó có trong hàng chờ. Trả hàng Shopee do kế toán lập tay cho đến khi nguồn Shopee xong.

Chưa có

Trả hàng của đơn bán ngoài sàn (website): chưa có, cách làm chưa chốt.