Khi nào VOMA lập hoá đơn: bằng chứng giao và ngày lập

Bài này giải thích VOMA dựa vào đâu để biết một đơn đã giao, ngày lập trên hoá đơn được tính thế nào, và chuyện gì xảy ra khi hoá đơn không kịp phát hành trong ngày giao.

Mốc lập hoá đơn là giao thành công

Hàng đến tay người mua là lúc quyền sở hữu chuyển sang người mua. Đó là lúc phải lập hoá đơn, dù người mua đã trả tiền hay chưa (NĐ 254/2026/NĐ-CP Điều 9 khoản 1).

VOMA không lập hoá đơn vào các lúc sau:

• khách đặt đơn hoặc đơn được xác nhận trên sàn;
• khách thanh toán, kể cả thu tiền khi giao (COD);
• shop bàn giao hàng cho hãng vận chuyển.

Lúc nhận đơn, VOMA chỉ lưu thông tin người mua để dùng khi lập hoá đơn, vì sàn có thể che bớt thông tin này sau một thời gian. VOMA không tạo nháp lúc nhận đơn. Đơn bị huỷ trước khi giao thì chưa có hoá đơn nào phải xử lý.

Bằng chứng giao theo từng kênh

VOMA chỉ coi một đơn là đã giao khi có bằng chứng giao. VOMA lưu cả mốc giao thành công, nguồn của bằng chứng và mốc "hoàn tất" của sàn. Mốc hoàn tất không dùng để lập hoá đơn.

Lưu ý

Đang hoàn thiện: bằng chứng giao Shopee hiện làm theo tài liệu của Shopee, chưa đối chiếu với đơn thật, và chỉ lấy được cho đơn một kiện. Hãy theo dõi kỹ những đơn Shopee giao đầu tiên của gian hàng.

Về xác nhận giao tay Shopee:

• Nút nằm trong phần chi tiết yêu cầu ở màn "Hàng đợi xử lý xuất hoá đơn". Bạn phải nhập "Mã kiện hàng / mã vận đơn". Thao tác này không huỷ được.
• VOMA ghi mốc giao là lúc bạn bấm xác nhận, không phải lúc hàng đến tay khách. Chỉ bấm khi đã chắc hàng đã giao, và bấm ngay trong ngày giao.
• Xác nhận tay chỉ mở nút "Tạo nháp" và không làm VOMA tự phát hành. Với gian hàng đã được VOMA bật, một đơn Tự động chỉ có xác nhận tay vẫn không được gửi đi, kể cả khi yêu cầu được đưa lại vào hàng đợi.
• Đây là đường tạm. VOMA sẽ gỡ nút này khi bằng chứng giao tự động của Shopee chạy ổn định.

Đơn bán trên website (thu tiền khi giao qua Viettel Post) và đơn tạo trong VOMA dùng bằng chứng giao của Viettel Post. Quy tắc này chạy cho gian hàng đã được VOMA bật. Gian hàng chưa bật thì VOMA chưa tự lập hoá đơn cho các đơn này; việc cần làm xem ở Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn.

Từ lúc sàn báo giao đến khi có số hoá đơn

Từ lúc sàn báo giao đến khi có số hoá đơn Mở toàn màn hình

Hãy nhìn đoạn "Duyệt tay: tạo nháp": đoạn này chỉ có ở chế độ Duyệt tay, còn ở Tự động VOMA gửi lệnh phát hành ngay sau khi nhận bằng chứng giao.

1. Sàn báo đơn đã giao về VOMA Đơn hàng.
2. VOMA Đơn hàng chuyển bằng chứng giao sang VOMA Hoá đơn. VOMA chốt chế độ phát hành của đơn tại lúc giao.
3. Chế độ Duyệt tay: đơn chờ bạn bấm "Tạo nháp", kiểm nháp rồi bấm "Phát hành".
4. VOMA gửi lệnh phát hành sang Viettel S-Invoice. Gian hàng đã bật ngày lập theo ngày giao thì ngày lập là ngày giao.
5. Viettel trả số hoá đơn. Số hiện ở danh sách "Hoá đơn" và ở tab "Hoá đơn" của đơn hàng.

Lưu ý

Nút "Tạo nháp" của chế độ Duyệt tay chỉ có với gian hàng đã được VOMA bật lập hoá đơn theo giao hàng.

Sau khi có số, Viettel gửi hoá đơn sang Cơ quan thuế để cấp mã. Xem Gửi Cơ quan thuế và nhận mã.

Ngày lập là ngày giao

Theo luồng đã chốt, ngày lập hoá đơn gốc là ngày giao thành công theo giờ Việt Nam, lấy theo mốc giao do sàn hoặc hãng vận chuyển báo. Ngày lập không phải ngày VOMA gửi hoá đơn sang Viettel.

Ví dụ: sàn ghi đơn giao lúc 17:30 ngày 04/11 theo giờ quốc tế (UTC), tức 00:30 ngày 05/11 giờ Việt Nam. Ngày lập là 05/11.

Một số điểm cần biết:

• Việc ghi ngày giao làm ngày lập do VOMA bật cho từng gian hàng, sau khi tài khoản Viettel của gian hàng đã bật "Cho phép ngày lập hoá đơn khác ngày hiện tại" trên cổng Viettel. Gian hàng chưa bật thì ngày lập là ngày Viettel nhận lệnh phát hành; shop muốn bật thì liên hệ đội VOMA, trong lúc chờ hãy làm theo mục lập tay ở Hoá đơn cho đơn bán ngoài sàn. Xem Chuẩn bị trước khi dùng hoá đơn trên hệ thống thật.
• Đơn Shopee chỉ có xác nhận giao tay: mốc giao là lúc bạn bấm xác nhận, nên ngày lập theo ngày bấm.
• Viettel không nhận hoá đơn có ngày lập sớm hơn hoá đơn đã phát hành trước đó cùng ký hiệu. VOMA giữ thứ tự ngày lập theo từng ký hiệu.
• Hoá đơn gốc lập lại sau khi Cơ quan thuế từ chối có ngày lập là ngày lập lại. Xem Khi Cơ quan thuế từ chối cấp mã.
• Hoá đơn điều chỉnh có ngày lập là ngày phát hành hoá đơn điều chỉnh.

Phát hành trong ngày giao

VOMA cần phát hành ngay trong ngày giao để lỗi lộ ra sớm và còn thời gian xử lý.

• Tự động: VOMA gửi lệnh phát hành ngay khi có bằng chứng giao.
• Duyệt tay: bạn cần kiểm và bấm "Phát hành" ngay trong ngày giao.

Ca hiếm không kịp trong ngày giao (ví dụ tín hiệu giao về trễ hoặc nháp được duyệt muộn) được xử lý như sau: VOMA không gửi Viettel với một ngày khác ngày giao. Yêu cầu bị chặn kèm cảnh báo, với lý do "Đơn đã quá ngày giao mà hoá đơn chưa phát hành, nên VOMA không gửi Viettel được: ngày lập hoá đơn phải bằng ngày giao. Kế toán xử lý hoá đơn này ngoài hệ thống." Kế toán xử lý tay trên cổng Viettel. VOMA không có nút chọn ngày lập. Phát hành nháp Duyệt tay sau ngày giao cũng bị chặn với câu tương tự.

Lưu ý

Quy tắc này chỉ áp cho gian hàng đã được VOMA bật ghi ngày giao làm ngày lập.

Cẩn thận

Lập hoá đơn sau ngày giao có thể bị xử phạt vì lập sai thời điểm (NĐ 125/2020/NĐ-CP Điều 24 khoản 2, sửa bởi NĐ 310/2025/NĐ-CP). Hạn xử lý cụ thể, trong ngày giao hay đến hết ngày làm việc tiếp theo, chưa chốt. Kế toán xác nhận trước khi lập muộn.

Mỗi lần giao là một hoá đơn

• Mỗi lần giao thành công có một hoá đơn gốc. Đơn giao một kiện thì mỗi đơn có một hoá đơn gốc.
• VOMA chặn lập hoá đơn gốc thứ hai cho cùng một đơn. Trên màn hình bạn thấy lý do "Đơn này đã có một hoá đơn gốc khác. Hãy mở hoá đơn đó thay vì lập thêm hoá đơn gốc mới."
• Khách không yêu cầu hoá đơn vẫn được lập hoá đơn. VOMA không gộp các đơn thành một hoá đơn cuối ngày.

Đơn nhiều kiện. Luật yêu cầu mỗi lần giao lập một hoá đơn cho phần đã giao (NĐ 254 Điều 9 khoản 3). VOMA chưa lập được hoá đơn theo từng kiện:

• Ở Tự động, đơn nhiều kiện dừng ở "Hoá đơn đang xử lý" với lý do "Đơn này có nhiều kiện nên phải lập hoá đơn theo từng kiện. Hãy lập hoá đơn riêng cho từng kiện." Câu này gợi ý lập riêng từng kiện, nhưng hiện VOMA chặn hoá đơn gốc thứ hai cùng mã đơn, nên chưa lập theo kiện được trong VOMA. Báo kế toán xử lý; cách làm trong VOMA chưa có.
• Đơn website có nhiều phiếu xuất khác với đơn sàn: VOMA chờ mọi phiếu giao thành công rồi lập một hoá đơn cho cả đơn, ngày lập là ngày phiếu cuối cùng được giao.
• Chưa có thông tin kiện của đơn thì lý do là "Chưa có thông tin kiện hàng của đơn này. Hãy chờ thông tin kiện được đồng bộ, VOMA sẽ tự thử lại."
• Ở Duyệt tay, nháp phủ cả đơn. Người duyệt phải chắc mọi kiện đã giao trước khi bấm "Phát hành".