Bước 7 · Cài đặt hoá đơn điện tử

30 đến 60 phút, chờ Viettel kích hoạt

Video bước 7 · 1:12

Bài viết hướng dẫn bạn cài hoá đơn điện tử lần đầu, rồi cho bạn biết đơn hàng tự ra hoá đơn thế nào sau khi giao. Phần cài đặt nằm ở Cấu hình > Hoá đơn điện tử. Phần theo dõi nằm ở Tài chính > Hoá đơn.

Cẩn thận

Chế độ Tự động phát hành hoá đơn thật tới cơ quan thuế ngay khi đơn giao thành công, không qua bước nháp. Hoá đơn đã có số không huỷ được, chỉ lập hoá đơn điều chỉnh. Chỉ chọn Tự động khi mọi sản phẩm đã có thuế suất và ký hiệu đã khai đủ.

Cài đặt một lần

1. Vào Nhà cung cấp, bấm Thêm tài khoản nhà cung cấp, chọn Viettel S-Invoice. Tài khoản mới mặc định ở Môi trường thử nghiệm; khi dùng hoá đơn thật, chuyển sang Môi trường thật. Màn có các ô: Tên tài khoản (bắt buộc, đặt tên để nhận ra, ví dụ "Tài khoản Viettel chi nhánh Hà Nội"); mã số thuế người bán (VOMA tự lấy từ hồ sơ định danh, không sửa được); Nhà cung cấp; Định danh thông tin xác thực (bắt buộc nhưng VOMA không dùng ô này để đăng nhập; nhập một tên gợi nhớ ngắn, ví dụ viettel-chinh. Không nhập mật khẩu vào ô này, mật khẩu nhập ở bước Đổi mật khẩu bên dưới); Môi trường. Không có ô tên đăng nhập: với Viettel, VOMA đăng nhập bằng mã số thuế của gian hàng.
2. Đánh dấu dòng tài khoản, bấm Đổi mật khẩu, nhập mật khẩu Viettel rồi bấm Lưu mật khẩu. Không ghi mật khẩu vào tài liệu hay ứng dụng chat. Xong khi cột Mật khẩu nhà cung cấp hiện Đã đặt và cột Trạng thái hiện HOẠT ĐỘNG.
3. Vào Ký hiệu hoá đơn, bấm Thêm ký hiệu, nhập mẫu số và ký hiệu khớp từng chữ với tờ khai Viettel, gắn đúng tài khoản rồi bấm Tạo ký hiệu. VOMA không tạo sẵn ký hiệu. Chưa có ký hiệu ĐANG DÙNG thì VOMA không lập được hoá đơn.
4. Vào Chính sách doanh thu, kiểm có dòng cho từng kênh bán. VOMA tạo sẵn cho Shopee, TikTok Shop, website và đơn tạo trong VOMA. Thiếu dòng nào thì bấm Thêm phiên bản mới.
5. Vào Sản phẩm, điền Thuế suất (%) cho từng sản phẩm và từng phân loại, theo mức kế toán đã xác nhận. VOMA không tự đoán thuế suất; đơn có sản phẩm thiếu thuế suất sẽ bị chặn.
6. Vào Cài đặt hoá đơn, ở dòng Chế độ phát hành hoá đơn chọn một chế độ rồi bấm Lưu. Màn hiện Đã lưu. khi xong.

Chế độ đặt theo gian hàng và áp cho mọi kênh bán. Mỗi đơn theo chế độ đang hiệu lực lúc đơn giao thành công lần đầu; đổi chế độ sau đó không đổi đơn đã giao. Nếu gian hàng chưa có đơn nào trong VOMA khi bạn khai tài khoản Viettel đầu tiên thì VOMA đặt sẵn Tự động; còn lại là Duyệt tay. Hãy kiểm lại chế độ ngay sau khi khai tài khoản. Nút Về mặc định đưa gian hàng về Duyệt tay.

Đơn hàng tự ra hoá đơn

VOMA lập hoá đơn lúc đơn giao thành công, không phải lúc khách đặt, lúc đơn được xác nhận, lúc khách trả tiền hay lúc bàn giao cho hãng vận chuyển. Đơn Shopee và TikTok Shop theo bằng chứng giao do sàn báo. Đơn website và đơn tạo tay theo bằng chứng giao của Viettel Post (xem Bước 8). Ngày lập hoá đơn là ngày giao. Giá của đơn website và đơn tạo tay đã gồm VAT, VOMA tách thuế theo thuế suất của sản phẩm.

Sau khi đơn giao xong:

• Tự động: VOMA gửi Viettel S-Invoice, Viettel cấp số rồi gửi sang cơ quan thuế để cấp mã.
• Duyệt tay: mở đơn, bấm Tạo nháp, kiểm nháp rồi bấm Phát hành. Nháp chỉ nằm trong VOMA, chưa gửi Viettel cho tới khi bạn phát hành.
• Shop tự lập: VOMA không làm gì, shop tự lập hoá đơn.

Xem hoá đơn của đơn

1. Mở Đơn hàng, chọn đơn. Mục Hoá đơn hiện số hoá đơn, trạng thái thuế (ví dụ Đã gửi, chờ phản hồi hoặc Cơ quan thuế đã nhận) và trạng thái hoá đơn (ví dụ Đã phát hành, Đã điều chỉnh).
2. Mở Tài chính > Hoá đơn để xem mọi hoá đơn. Lọc theo Trạng thái CQT để tìm hoá đơn chưa gửi, đang chờ, đã được nhận hay bị từ chối.
3. Bấm số hoá đơn để xem Mã CQT (MCCQT), Trạng thái thuế và tải tệp PDF hoặc XML.
4. Đơn đã giao mà chưa có hoá đơn thì mở thẻ Đang xử lý ở màn Hoá đơn. Cột Lý do nói VOMA đang chờ gì hoặc bị chặn vì gì.

Lưu ý

Một số phần còn đang hoàn thiện. VOMA bật lập hoá đơn theo giao hàng cho từng gian hàng và từng sàn sau khi kiểm xong; chưa bật thì đơn của sàn đó chưa tự ra hoá đơn. Với Shopee, bằng chứng giao còn đang đối chiếu với đơn thật và chỉ lấy được cho đơn một kiện. Đơn nhiều kiện chưa lập được hoá đơn theo từng kiện. Đơn không kịp phát hành trong ngày giao sẽ không được gửi Viettel với ngày khác; kế toán xử lý ngoài VOMA.

Khi khách trả hàng

Khi sàn báo trả hàng hoàn tất, VOMA lập hoá đơn điều chỉnh giảm theo đơn giá trên hoá đơn gốc. Số lượng và số tiền của hoá đơn điều chỉnh mang dấu âm.

• Tự động: VOMA tự lập.
• Duyệt tay: vào Việc của tôi, nhóm Điều chỉnh trả hàng, mở việc, kiểm số tiền rồi bấm Duyệt điều chỉnh.
• Hồ sơ thiếu dữ liệu hoặc lệch số tiền sàn hoàn thì VOMA không tự lập. Lý do nằm ngay trên việc; kế toán lập hoá đơn điều chỉnh tay.

Trả hàng của TikTok Shop đã chạy. Trả hàng của Shopee đang hoàn thiện, kế toán lập tay trong lúc chờ.

Khi cơ quan thuế từ chối

Hoá đơn bị từ chối nằm ở Việc của tôi, nhóm Cơ quan thuế từ chối. Đọc Nguyên văn từ cơ quan thuế và Nhóm lý do. Khi nguyên nhân đã khắc phục, bấm Lập lại ngay: VOMA lập hoá đơn mới với số kế tiếp, ngày lập là ngày lập lại. VOMA không tự lập lại và không huỷ hoá đơn bị từ chối. Nút Sửa rồi lập cho lỗi dữ liệu đang hoàn thiện, màn hình chưa có.

Xong khi nào

• Nhà cung cấp báo HOẠT ĐỘNG, Ký hiệu hoá đơn có dòng ĐANG DÙNG, mọi sản phẩm đã có thuế suất và chế độ phát hành đã lưu.
• Đơn thử giao xong có số hoá đơn ở mục Hoá đơn của đơn (Bước 9 sẽ kiểm).
• Hoá đơn chuyển sang Cơ quan thuế đã nhận và có Mã CQT (MCCQT). Nhóm Cơ quan thuế từ chối ở Việc của tôi không có việc.

Hay gặp

• Đơn bị chặn vì thiếu thuế suất: sửa thuế suất ở Sản phẩm để các đơn sau không bị chặn. Đơn đã bị chặn thì sửa thuế suất không gỡ được; liên hệ bộ phận hỗ trợ VOMA kèm mã đơn.
• Báo chưa có ký hiệu hoặc không tìm thấy gian hàng: bạn chưa thêm nhà cung cấp hoặc chưa tạo ký hiệu ĐANG DÙNG ở trên.
• Đơn đã giao mà chưa có hoá đơn: xem cột Lý do ở thẻ Đang xử lý. Đơn giao trước ngày bạn đổi sang Tự động không được lập bù.
• Không thấy nút Tạo nháp: đơn theo chế độ khác Duyệt tay, hoặc VOMA chưa bật cho gian hàng và sàn này.
• Hoá đơn có số mà chưa có Mã CQT: cơ quan thuế chưa trả kết quả, chờ ở nhóm Chờ cơ quan thuế của Việc của tôi.
• Hoá đơn phát hành rồi mới thấy sai: không sửa hay huỷ được, chỉ lập hoá đơn điều chỉnh.

Đọc thêm

• Tổng quan hoá đơn bán ra trong VOMA
• Chọn chế độ phát hành
• Khi nào VOMA lập hoá đơn
• Phát hành hoá đơn
• Trả hàng sau khi đã có hoá đơn
• Khi cơ quan thuế từ chối cấp mã
• Chuẩn bị trước khi dùng hoá đơn trên hệ thống thật
• Xử lý lỗi thường gặp

← Bước trước · Bước sau →